T.C. SÖKE BELEDİYESİ
ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜ
KURULUŞ, GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK,
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Kuruluş ve Dayanak
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı Söke Belediyesi Arşiv Müdürlüğü'nün görev ve çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik Arşiv Müdürlüğünde çalışan müdür, memurlar ve diğer personelin görev, yetki, sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsamaktadır.
Kuruluş ve dayanak
MADDE 3- (1) Belediye Arşiv Müdürlüğü Söke Belediye Meclisinin 04/09/2015 tarih ve 9-180 sayılı kararıyla kurulmuştur.
Bu Yönetmelik, 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu'nun 15/b ve 18/m maddeleri ile yürürlükte olan diğer yasa ve yönetmeliklere dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Başkan: Söke Belediye Başkanı'nı,
b) Başkan Yardımcısı: Söke Belediyesi Arşiv Müdürlüğünün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı'nı,
c) Başkanlık Makamı : Söke Belediyesi Başkanlık Makamı'nı,
ç) Belediye: Söke Belediyesi'ni,
d) Encümen: Söke Belediye Başkanlığı Encümeni'ni,
e) Meclis: Söke Belediye Meclisini,
f) Müdür: Arşiv Müdürü'nü,
g) Personel: Arşiv Müdürlüğü personelini,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Müdürlüğün Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Arşiv Müdürlüğü teşkilatı
MADDE 5- (1) Arşiv Müdürlüğü; müdür, şef, arşiv memuru ve diğer personel ile idari işler bürosu ve arşiv hizmetleri bürolarından oluşur.
Arşiv Müdürlüğü'nün yetki ve sorumlulukları
MADDE 6- (1) Arşiv Müdürlüğü, Söke Belediyesi Başkanlık Makamınca verilen ve birimlerden gelen uzun bir süre saklanılacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzemeleri belirli bir program ve plan dâhilinde arşivinde saklamak ve korumakla yetkili ve sorumludur.
Arşiv Müdürlüğü'nün görevleri
MADDE 7- (1) Arşiv Müdürlüğü; müdürlüğe teslim edilen arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.
(2) Arşiv müdürlüğü arşiv malzemesi, arşivlik malzemenin korunması ve arşiv ile ilgili olarak;
a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,
b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,
c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından,
ç) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimya maddelerin kullanılmasından,
d) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,
e) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,
f) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından,
g) Birimlerden teslim alınan malzemeyi uygun şartlarda muhafaza etmek, kayba uğramalarını önlemek,
ğ) Kurum arşivini kurmak ve idare etmek,
h) Müdürlük, birim ve kurum arşivinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretmek,
ı) Kurum arşivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek,
i) Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif etmek ve hizmet sunmak,
j) Söke Belediyesi bünyesindeki birimlerden üretilen evrakların ve uygulanan tekniklerin koordinasyonu için proje üretmek,
k) Söke Belediyesi arşivlerini düzenleme çalışmalarında elde edilen verilerin bilgisayar ortamına aktarılması ve değerlendirilmesi işlemlerini koordine etmek ve çıkan sonuçları değerlendirmek,
l) Ayıklama ve İmha komisyonunun tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden Başkanlık Kararıyla görüş talep etmek,
m) Söke Belediyesi arşivlerinin ayıklanması ve tasnifi sonucunda ortaya çıkan tarihi değerdeki malzemeleri kapsayan, araştırmalara açık kurum arşivi bünyesindeki ?Belediye Tarihi Arşivini? oluşturmak ve Yönetmelik hükümlerine uygun olarak araştırmacıların istifadesine sunmak,
n) Söke Belediyesi Başkanlık Makamınca verilecek diğer benzer görevleri ifa etmek,
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 8- (1) Müdür, Arşiv Müdürlüğü'nün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu olan kişidir. Müdürlük bünyesinde görevli tüm personelin amiridir.
(2) Müdür'ün görev, yetki ve sorumlulukları;
a) Müdürlüğün görevlerinin yürütülmesini, koordinasyonunu, düzenini sağlamak, çalışmaların düzenli ve eksiksiz yerine getirilmesi için gerekli tedbirleri almak,
b) Personel idaresi, izinler ve çalışma düzenini sağlamak, disiplin işlerini takip etmek, personel arasında görev bölümü yapmak, personelin düzenli işe geliş gidişlerini takip etmek, çalışanların günlük ve yıllık izinleri ile çalışma düzenindeki verimliliği sağlamak,
c) Gelen-giden evrakı inceleyerek, gereğinin yapılmasını sağlamak ve müdürlükle ilgili evrakları imzalamak,
ç) Kurum arşivi bünyesinde kurulacak olan ayıklama ve imha komisyonuna başkanlık etmek,
d) Arşiv alanıyla ilgili teknolojik gelişmeleri takip ederek, bu gelişmeleri kuruma kazandırmak,
Memur ve diğer personelin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 9- (1) Müdürlük bünyesinde faaliyet gösteren personel, üstlerinin yaptığı görev bölümüyle kendisine verilen işleri mevzuata uygun ve tam olarak zamanında yapmakla görevlidir.
İdari işler bürosunun görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 10- (1) İdari işler bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları;
a) Yapılacak ihalelerin teknik şartname ve dosyalarını hazırlayarak, takibini yapmak,
b) Müdürlüğün faaliyetleri ve personeli ile ilgili yazışmaların takibini yapmak ve sonuçlandırmak,
c) Müdürlük yazışmalarını hazırlamak, müdürlüğe gelen yazılar ile giden yazıların gerekli yerlere ulaştırılmasını sağlamak,
ç) Personel giriş, çıkışların takip etmek ve ilgililere ulaştırmak,
d) Büro ve kırtasiye malzemeleri ihtiyacını tespit ederek sonuçlandırmak,
e) Müdürlüğün taşınır işlerini takip etmek,
f) Müdürlükçe verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
g) Günümüz teknolojisi gereği arşiv malzemesi ve arşivlik malzemelerin bilgisayar ortamına aktarımını yapmak,
ğ) Arşivlik malzemenin tarayıcıdan bilgisayara aktarımını yapmak,
h) Müdürlük bünyesindeki gerekli dokümantasyon ve teknolojik takibin internet üzerinden takibi ve güncellemesini yapmak,
ı) Müdürlükteki bilgisayarları amacına uygun olarak kullanmak.
Arşiv hizmetleri bürosunun yetki ve sorumlulukları
MADDE 11- (1) Arşiv hizmetleri bürosunun yetki ve sorumlulukları;
a) Birimlerdeki arşiv malzemesini yerinde tespit etmek,
b) Birimlerin arşiv faaliyetlerine danışmanlık yapmak ve denetlemek,
c) Arşiv konusunda standartlar oluşturmak,
ç) Mevzuatı takip ederek kuruma uyarlanmasını sağlamak,
d) Arşiv kodlarını tespit etmek ve kuruma uygun hale getirmek,
e) Mekan, ekipman ve teçhizat ihtiyacını takip etmek, sonlandırmak,
f) Hizmet içi eğitim ile ilgili çalışmaları hazırlamak,
g) Faaliyetlerle ilgili yapılan ihalelerin kontrol ve muayene işlemlerini yürütmek,
ğ) Birimlerdeki arşiv malzemesini devralmak, devralınan malzemeyi tasnif etmek ve yerleştirmek, saklama süresi dolan malzemelerin imha komisyonunun nihai kararı doğrultusunda imha işlemlerini yapmak,
h) Kurum arşivi malzemesinin envanter, katalog ve listeleme işlemlerini hazırlamak, oluşturulan katalog, envanter ve listelerin güvenliğini sağlamak,
ı) Faaliyetlerle ilgili yapılan ihalelerin kontrol ve muayene işlemlerini yürütmek,
i) Kurumumuzdaki önemli evrak ve dosyaları sayısallaştırmak,
j) Otomasyon çalışmaları yapmak, arşiv müdürlüğü ile ilgili olarak oluşturulan yazılım ve veri tabanlarının kontrolü ve sonuçlandırılmasını gerçekleştirerek, konusuyla ilgili gerekli koordinasyonu sağlamak,
k) Arşiv depolarının malzemeye uygun şekilde korunmasını sağlanmak, gerekli malzemenin ciltleme işlemlerini takip etmek,
l) Kurum arşivindeki malzemelerden, istekli birimlere zimmetle dosya verip, almak,
m) Müdürlüğün uygun gördüğü ve verilen diğer görevleri yapmak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Evrak, Kayıt İşleri ve Dosyalama
Evrak ve kayıt İşleri
MADDE 12- (1) Müdürlüğe gelen ve giden yazıların tamamı evrak kayıt defterine kaydedilir. Müdür tarafından gereği yazılarak imzalanan evrak işleme konulur. Müdürlük personeli mevzuat ve yönetmelik çerçevesinde kendilerine verilen görevleri yeri ve zamanında yapmak zorundadır.
(2) Müdürlük personeline verilen belgeler, dosyalar ve işler zimmet karşılığında ilgililere verilir. İlgililer zimmetle aldıkları belgeler ve dosyalardan sorumludurlar.
Dosyalama
MADDE 13- (1) Müdürlükteki dosya, belge ve klasörler arşiv mevzuatına ve yönetmeliğe uygun olarak düzenlenir ve bu durumdan Müdür tarafından görevlendirilen memur sorumludur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Ayıklama, İmha ve Komisyon
Ayıklama ve imha
MADDE 14- (1) Söke Belediyesinin elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivi tarafından yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.
(2) Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonu, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirir.
Ayıklama ve imha komisyonunun oluşumu
MADDE 15- (1) Kurum ayıklama ve imha komisyonu Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 33 üncü maddesi hükümleri doğrultusunda oluşturulur.
Ayıklama ve imha komisyonunun çalışma usul ve esasları
MADDE 16- (1) Ayıklama ve imha komisyonu, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara uygun olarak çalışır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 17- (1) Arşiv Müdürlüğü ile ilgili olarak bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 5393 sayılı Belediye Kanunu, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve diğer mevzuatta yer alan hükümler uygulanır.
Yürürlük
MADDE 18- (1) Bu yönetmelik belediye meclisinin kabulü ve ilanı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 19- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Söke Belediye Başkanı yürütür.
DİĞER YÖNETMELİKLER
