T.C. SÖKE BELEDİYESİ

HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

KURULUŞ, GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK

 ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Kuruluş, Dayanak ve Tanımlar

     Amaç   

    MADDE 1 - (1) Bu yönetmelik, Belediye Kanunu ile tüm kanun, yönetmelik ve kararlar

    çerçevesinde, Söke Belediyesi Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görev yetki ve

    sorumlulukları ile çalışma yöntem ve ilkelerini belirlemek amacıyla tanzim edilmiştir.

    Kapsam

    MADDE 2 - (1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki mevzuat hükümleri   .   uygulanır

    Kuruluş

    MADDE 3 - (1) Söke Belediye Başkanlığı Halkla İlişkiler Müdürlüğü,  22.02.2007 tarihli,

    26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları   

    İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik”

    hükümlerine dayanarak Söke Belediye Meclisinin 05/08/2016 tarih ve 2016/8-133 sayılı.

    kararı gereğince kurulmuştur

    Dayanak

   MADDE 4 - (1) “Bu yönetmelik 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b   

   ve 18/m maddeleri ile yürürlükte olan diğer yasa ve yönetmeliklere dayanılarak

   hazırlanmıştır”.

   Tanımlar

   MADDE 5  -   (1)Bu Yönetmelikte geçen

   a)Başkanlık               : Söke Belediye Başkanlığı’nı

   b)Başkan                   : Söke Belediye Başkanı’nı  

   c)Başkan Yardımcısı : Söke Belediyesi  Halkla İlişkiler Müdürlüğünün bağlı bulunduğu       

                                       Başkan Yardımcısı’nı 

   ç)Belediye                 : Söke Belediyesi’ni

   d)Meclis                    : Söke Belediye Meclisi’ni                                                                    

   e)Müdür                    : Halkla İlişkiler Müdürü’nü

   f)Personel                  : Müdürlüğe bağlı olarak çalışan personeli ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

    Müdürlüğün idari yapısı

    MADDE 6 -  (1)  Halkla İlişkiler Müdürlüğü bir Müdür ve Halkla İlişkiler

    Şefliği, Memur ve diğer personellerden oluşur.

    Görev ve yetki

    MADDE 7 -  (1)   Her personel görevini yapmak için gerekli yetkiye sahiptir. Görevini

    yapmamaktan veya eksik, yanlış ve geç yapmaktan yetkisi oranında sorumludur.    

    Sorumluluk; görevin  nitelik,  nicelik,  süre,  yöntem  ve  benzeri  hususlar  yönünden    

    istenilen  nitelikte yapılmamasından dolayı,bağlı bulunduğu kişi veya makama karşı hesap    

    verme yükümlülüğüdür.

  (2)  Yetki devri, yöneticilerin genel yönetim görevlerini daha etkin bir şekilde yapabilmeleri

  için yararlandıkları bir yöntemdir. Bir yetkiyi devreden kişinin o yetkinin kullanılmasından

 doğan genel sorumluluğu devam eder.  Yetkiyi devralanlar o yetkinin kullanılmasından

 doğacak olan cezai, parasal ve hukuki sorumluluklarından başka, yetkiyi devreden yöneticiye

 karşı da sorumlu olur. Bir göreve vekâleten atananlar o görev için gerekli yetkiye sahip olur.

 Ancak o görev nedeniyle sorumluluk da yüklenmiş olur.

 MADDE 8 – (1) Müdürlükte uyulması gereken hususlar

1. a) Yasalara, yönetmeliklere, çalışma ilke ve esaslarına uymak,         
2. b) Her vatandaşa eşit davranmak,
3. c) Görevlerini en kısa zamanda ve tam olarak yapmak,

 ç)  Bilgi ve beceri açısından sürekli kendini geliştirmek,

1. d) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için çaba göstermek,
2. e) Sır saklamak,
3. f) Örnek yönetici olmak,

 Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 9 – (1) Müdürün görev ve yetkileri aşağıda belirtildiği gibidir.

1. a) Halkla İlişkiler Müdürlüğü, belediyemiz tarafından üretilen hizmet hakkında halkın ve özellikle de o hizmetten yararlanacak olan bireylerin bilgilenmesini sağlamak; yürüttüğü  çalışmalarla kamuoyunun Söke Belediyesi’ni dolaysız biçimde tanıması ve değerlendirilmesi amacıyla hedef kitlelerle etkin ve sağlıklı iletişim kurmak; müdürlüğün görev ve sorumlulukları arasındadır.

b)Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.  5018 sayılı Kanun çerçevesinde bütçe ile ilgili harcama talimatını harcama yetkilisi olarak onaylar.

Hizmetlerinin Kanun ve diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak zamanında, verimli ve düzenli olarak yapar  ve yaptırır.

1. c) Birim çalışanlarıyla ilgili ödül verme, takdir etme, disiplin cezası verme ve yer değiştirme yetkisine sahiptir.

ç)  Şefler ve diğer çalışanlar arasında görev bölümü yapar, 

1. d) Personelin her türlü özlük ve sosyal haklarını takip eder,
2. e) Müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kişi, kurum ve kuruluşlarla iş birliği yapar,
3. f) Hizmetin yürütülmesiyle ilgili son gelişmeleri takip ederek gerekli tedbirleri alır,
4. g) Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat hükümlerine göre düzenlemek amacıyla her yıl

çalışma programı hazırlar ve Başkanın onayına sunar,

ğ)  Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenler,

çalışmaları denetler ve değerlendirir,

1. h) Müdürlüğün kuruluş amacı ve yaptığı görevlerle ilgili olarak ileriye dönük hedefleri

belirler ve bu hedeflere ulaşmak için gerekli çalışmaları yapar,

ı)  Müdürlüğün görev alanına giren konularda kesin kararlar verir,

1. i) Birim çalışanlarının işe devam ve devamsızlığını kontrol eder,
2. j) İzin, atama, görevlendirme, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle boşalan şef ve diğer

   çalışanların yerine hizmetin aksamaması için görevlendirmeler yapar,

1. k) Müdürlüğün faaliyet raporunu ve stratejik planını hazırlar ve uygular,
2. l) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlar ve tahakkuk işlemlerini yapar,
3. m) Görevin yürütülebilmesi için ihtiyaç duyulan, cihaz, kitap, kırtasiye ve benzeri araç gereç        

      ve malzemeleri temin eder

1. n) Belediye hizmetlerinin halka daha kolay ve daha hızlı ulaşmasını sağlamak amacıyla   

     Başkanın uygun göreceği yöntemlerle halkla ilişkiler faaliyetlerinde bulunmak,

1. o) Kurum içerisinde vatandaş istek ve şikâyetlerini ele alma süreçlerin ve hedeflerinin

      kurulmasını sağlamak.

  ö)  Kurum Kalite Politikalarına uygun olarak vatandaşın istek ve şikâyetleri ele alma süreçle-   

     rini planlamasını, tasarlanmasını, uygulanmasını,sürdürülmesini ve sürekli iyileştirilmesini  

     sağlamak.

1. p) Kurum içinde etkili ve verimli bir istek ve şikâyetleri ele alma süreci için ihtiyaç             

      duyulan yönetim kaynaklarını belirlemek ve tahsis etmek. 

1. r)  Vatandaşın istek ve şikâyetleri ele alma süreçlerinden ve müşteri odaklı yaklaşımdan

      haberdar olunmasını sağlamayı teşvik etmek.

1. s)  Başkanlık makamı tarafından verilecek etkinlik organizasyon görevlerinin hazırlıkları

       ve kontrol süreçlerinin takip etmek.

   ş) Belediye Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yapar

   Halkla ilişkiler şefliğinin görev, yetki ve sorumlulukları

   MADDE 10 – Halkla İlişkiler şefliğinin görev, yetki sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

1.  a)   Şefliğine bağlı tüm personeli yönetmeye yetkilidir.
2.  b) Belediye çalışmalarıyla ilgili olarak işleri planlamak ve programa bağlamak,                              personeller arasında iş bölümü yapmak, izlemek, denetlemek,  işlerin zamanında ve iyi bir şekilde yapılmasını sağlamak
3.  c)  Kamuoyundan ve kitle iletişim araçlarından yansıyan şikâyet,  haber ve görüşleri tespit etmek, değerlendirmek ve ilgili birimlere iletmek.
4.  d) Belediye birimlerinin hizmetine yardımcı olacak yeni gelişme ve uygulamalardan diğer

birimleri haberdar etmek,

1.  e) Belediyenin her türlü hizmet ve faaliyetlerinin kamuoyuna duyurulması ile kamuoyundan yansıyan şikâyet ve görüşlerin tespit, takip ve değerlendirmesini yapmak.
2. f) Belediyemiz birimlerinin hizmet ve faaliyetlerini video, bant ve fotoğraflarla tespit etmek ve arşivlemek.       
3. g) Belediyemizin çeşitli kamu kurum ve kuruluşları ve sivil toplum kuruluşlarıyla ortaklaşa gerçekleştireceği sosyal sorumluluk projelerini halkımıza ve kamuoyuna duyurmak için seminer, panel, bilgi şöleni vb. uygulamalar yapmak.

  ğ) Belediye sakinlerinin dilek ve isteklerini yerinde tespit etmek, ihtiyaçlarını ve görüşlerini tespit etmek üzere, ziyaret, anket,  kamuoyu araştırması ve benzeri çalışmalar yapmak veya yaptırmak ve Başkana raporlama yapmak

1. h)  Belediye vatandaş ilişkilerini güçlendirmek için halka yönelik programlar yapmak,

  ı) Gerçekleştirilen hizmetlerden diğer müdürlüklerinin haberdar olmasını ve hizmetlere

sahip çıkmasını sağlamak,

1. i) Üst makamlarca verilecek diğer görevleri yapmak.

  Evrak Kayıt Birimi Görev ve Sorumlulukları

  MADDE 11 –Evrak Kayıt Birimi Görev ve Sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

1. a) Gelen-giden evrakların sistem kaydını yapmak ve ilgili personele havalesini sağlamak
2. b) Müdürlük bünyesindeki tüm iç ve dış yazışmaları gerçekleştirmek
3. c) Stratejik plana esas olmak üzere Haziran ayında yapılan çağrıya istinaden Performans     bütçeyi hazırlamak.

  ç)Stratejik plan ve Performans bütçe çıktılarına esas olmak üzere Faaliyet raporunu   hazırlamak.

1. d) Müdürlüğe gelen faturaların 2 iş günü içerisinde sisteme girişini sağlamak, 5 iş günü içerisinde imzaları tamamlanarak, 1 nüshası çoğaltılıp birim fatura arşivine kaldırılarak, Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim etmek.
2. e) Müdürlüğe ait tüm birimleri içeren kapsamlı raporları hazırlamak.

 Beyaz Masa Birimi Görev ve Sorumlulukları

 MADDE 12-Beyaz Masa Birimi Görev Sorumlukları aşağıdaki gibidir.

 a)Vatandaşın Kurumumuza şahsen, telefon, web, 444 çağrı merkezi, sosyal medya vb.   aracılığı ile bildirdiği istek ve şikâyetleri bilgisayar yazılımı üzerinde kayıt etmek ve ilgili müdürlüğe iletmek.

b)Sonuçlandırılan istek ve şikâyet talepleri hakkında vatandaşa bilgi vermek.

c)Vatandaş Memnuniyetini ölçmek adına anket yapmak ve kayıtlarını tutmak

ç) Vatandaşların sicil bilgilerinin açılması ve güncelleme işlemlerini yapmak.

1. d) Sosyal Medya aracılığı ile kurumumuza iletilen istek ve şikâyet taleplerin takibi ve sonuçlandırma yetkisi Basın Danışmanlığından tarafından yürütülmektedir. Sonuçlandırma sonrası Basın Danışmanlığı tarafından Beyaz Masaya iletilen talep ve şikâyet detaylarını günlük kayıt altına almak.
2. e) Müdür ve şef tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Bimer Birimi Görev ve Sorumlulukları

MADDE 13 -(1)Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli olarak Bimer sisteminden Kurumumuza gelen istek ve şikâyetlerin takibini, sonuçlandırılmasını ve raporlanmasını sağlamak.

Bilgi Edinme Birimi Görev ve Sorumlulukları

MADDE 14 – Bilgi Edinme Birimi Görev ve Sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

1. a) Bilgi Edinme süreci Yazı İşleri Müdürlüğü Koordinatörlüğünde yürütülür.
2. b) Vatandaşın 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik çerçevesinde yaptığı başvuruların aylık bazda raporlarının Yazı İşleri Müdürlüğünden alarak takip edilmesini sağlamak.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

  Yürürlük

  MADDE 15 – (1) Bu Yönetmelik Söke Belediye Meclisince kabul edilip yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer

  Yürütme

  MADDE 16 - (1) Bu yönetmelik hükümleri Söke Belediye Başkanı tarafından yürütülür.